Як побудувати відділ продажів в ІТ / SaaS-компанії: гайд для фаундера

Створення відділу продажів в ІТ / SaaS — це найкритичніший етап масштабування бізнесу. На відміну від традиційних продажів, тут недостатньо знайти “зіркового продавця”. Потрібна масштабована структура відділу продажів SaaS, де ролі чітко розділені, а процеси захищені від хаосу та вигорання.

В цьому поглибленому гайді, ґрунтуючись на досвіді Sales Mates Library та міжнародних дослідженнях, ми розберемо: як побудувати відділ продажів, як виглядає ефективний відділ продажів у B2B-сегменті, які KPI для відділу продажів ставити на старті та як зберегти команду мотивованою та здоровою.

Коли відділ продажів стає необхідністю, а не розкішшю

Багато фаундерів IT-аутсорсингу чи SaaS-стартапів наймають першого сейлза, коли вже запізно. Вони очікують, що одна людина візьме на себе проспектинг, кваліфікацію, закриття угод і Account Management. Це прямий шлях до вигорання та хаотичного доходу.

Чотири чіткі індикатори, що час будувати системний відділ:

1. Нездорова плинність лідів: Ви втрачаєте більше 20% вхідних лідів, тому що час відповіді (Time to Respond) перевищує 2 години.
2. Фаундер як bottleneck: Ви, як засновник, досі закриваєте 80% найбільших угод. Це означає, що система не масштабується без вашої присутності, а ваша GTM-стратегія IT залежить від людини, а не процесу.
3. Непрогнозований дохід: Якщо ви не можете з 80% точністю спрогнозувати MRR/ARR через 3 місяці, у вас немає системи продажів. У B2B-продажах передбачуваність — це найдорожчий актив.
4. Неможливість аналізувати воронку: Якщо ви не знаєте, скільки часу займає SDR-AE Handoff, або який Win Rate для Mid-Market, ваша воронка перетворилася на “чорну скриньку”.

Скелет IT/SaaS відділу продажів: ролі відділу продажів IT

Як побудувати відділ продажів? Почати зі спеціалізації. У B2B, де цикл угоди довгий (3–6 місяців), розподіл функцій мінімізує вигорання і максимізує експертність на кожному етапі.

Функціональна спеціалізація: SDR, AE, AM

Роль	Основний фокус	Ключова метрика успіху	Коли наймати?
SDR (Sales Development Rep)	Проспектинг та кваліфікація (Outbound/Inbound). Продаж першої зустрічі.	Кількість кваліфікованих зустрічей (SQLs)	На самому старті, якщо потрібен Outbound-потік.
AE (Account Executive)	Закриття угод. Проведення Discovery, демонстрацій, переговорів.	Win Rate (відсоток закритих угод), Закритий дохід (ARR/MRR).	Коли SDR генерує 10+ кваліфікованих лідів на місяць.
AM (Account Manager)	Розвиток існуючих клієнтів (Upsell/Cross-sell) та утримання.	Retention Rate, Net Revenue Retention (NRR).	Після досягнення $1M ARR або коли 30% доходу йде від існуючих клієнтів.

Критерій успіху: Ідеальний Handoff SDR → AE

Між SDR та AE часто трапляється “витік лідів” (Lead Leakage). Це критичний момент, який впливає на цикл угоди та якість досвіду клієнта.

Три золотих правила успішного Handoff:

1. Чіткий стандарт кваліфікації (BANT/MEDDIC): SDR та AE мають підписати SLA (Service Level Agreement), що визначає, коли лід справді кваліфікований. Не можна передавати лід, якщо SDR не підтвердив, хто є фінальним Decision Maker.
2. Теплий Transfer: SDR повинен надіслати Handoff Email, представити AE клієнту та супроводжувати AE на перші 5–10 хвилин Discovery Call. Це мінімізує необхідність клієнту повторювати вже сказану інформацію.
3. Детальна Документація: У CRM має бути зафіксовано: Pain Point (проблема), Goal (ціль), Timeline (термін) та Budget/Authority. AE має починати розмову з фрази: “Дякую [SDR Name] за детальний бриф. Я розумію, що ключовий виклик для вас — це [Pain Point], і ви хочете досягти [Goal]…”

Приклад (Кейс Leakage): Компанія “А” втрачала 15% переданих SDR лідів, тому що AE не знали, хто був champion на стороні клієнта. Після впровадження обов’язкового поля “Primary Stakeholder’s Personal Motivation” у CRM, Win Rate з цих лідів виріс на 7%.

Менеджмент продажів в IT: Налаштування KPI та метрик

Ефективний відділ продажів керується даними, а не емоціями. Ваш Sales Manager повинен розуміти, як побудувати систему мотивації, яка стимулює прогнозований дохід.

Від Activity до Outcome: Приклади KPI для відділу продажів

На старті (перші 3-6 місяців) фокус має бути на Activity та Pipeline Health. Згодом — на Outcome та Efficiency.

Роль	Activity-KPI (Перші 3 місяці)	Outcome-KPI (На постійній основі)
SDR	Кількість якісних контактів, % прийнятих Handoff (AE)	Кількість SQLs (Qualified Opportunities), Pipe-to-Quota Ratio
AE	Кількість проведених Discovery-зустрічей, швидкість відповіді на лід	Win Rate, Середня вартість угоди (ACV), Цикл угоди
Head of Sales	Якість Pipeline Review, Onboarding Time	Загальне досягнення Quota (Quota Attainment), Співвідношення зарплати до доходу (OTE/Quota), Плинність кадрів.

Статистика (Gartner): Лише 60-70% сейлзів у B2B досягають своєї квоти. Якщо у вашій команді цей показник нижчий, проблема не в людях, а у вашій системі: або квота нереалістична, або ваша структура відділу продажів SaaS неефективна.

Розрахунок пропускної здатності (Capacity Planning)

Коли наймати Head of Sales? Тоді, коли AE вже перевантажені, і ви не можете забезпечити їм якісний коучинг та стратегічний супровід.

• Правило 1:10 (Приблизно): У середньому, один AE може ефективно управляти 10–15 невеликими угодами або 5–7 великими Enterprise-угодами одночасно.
• Правило 1:5: Найміть Sales Manager, коли у вас є 4-6 SDR та/або AE, яким потрібен прямий щоденний менеджмент продажів в IT.

Потребуєте інструментів для контролю та коучингу? Наш Sales Management Course дає чіткі фреймворки для Pipeline Review, 1-on-1 мітингів, і, головне, вчить вас будувати прогнозовану GTM-стратегію IT, а не просто реагувати на хаос.

🔗 Отримати фреймворки для Head of Sales: https://salesmateslibrary.com/#courses

Культура: Запобігання вигоранню сейлзів (The Silent Killer)

Продажі — це робота, де регулярна відмова є частиною процесу. Постійний тиск квот та емоційне навантаження призводять до критичної плинності кадрів.

Чому 90% сейлзів відчувають вигорання

За даними Gartner, майже 90% B2B sales reps зіштовхуються з вигоранням. Звіт Salesforce підтверджує: рівень втоми співробітників зріс на 38% за рік. Основні причини:

1. Нецільові активності: Забагато часу на рутину CRM, адміністративні задачі та некваліфіковані демо. (SaaS SEs витрачають до 50% часу на некваліфіковані ліди).
2. Відсутність контролю: Сейлз відчуває, що його результат повністю залежить від зовнішніх факторів (маркетинг, продукт), а не від його зусиль.
3. Нечіткий онбординг: Новачок не має чіткої карти, як досягти квоти, що створює фрустрацію з першого дня.

Системні інструменти проти вигорання

Запобігання вигоранню сейлзів — це не корпоративний масаж. Це структурні зміни:

• Впровадження AI: Автоматизуйте research, транскрипцію дзвінків та чернетки. Sales Mate AI-асистент у нашій Library, наприклад, допомагає заощадити до 2 годин на день на рутині, дозволяючи сейлзу фокусуватися на діалозі та закритті.
• RevOps-менталітет: Створіть команду, яка оптимізує процеси. Зменште кількість SaaS-інструментів, щоб уникнути SaaS Fatigue (за даними BetterCloud, компанії використовують в середньому 130 SaaS-додатків).
• Кар’єрний шлях: Сейлзи, які не бачать шляху розвитку, йдуть. Менеджмент продажів в IT повинен пропонувати чіткі треки: SDR → AE → Senior AE → Sales Manager.

Онбординг сейлзів та навчання: Інвестиція у прогнозований дохід

Ваш план як створити команду продажів повинен включати системне навчання B2B продажам із першого дня.

Реальний кейс: Українська IT-аутсорс-компанія “Х” скоротила час виходу SDR на квоту з 6 до 4 місяців, коли замінила довгі внутрішні лекції на структурований, практичний онбординг сейлзів та зовнішній курс, який навчає навичкам Cold Outreach, Discovery Calls та Negotiations за єдиним фреймворком.

Чому зовнішнє навчання працює краще для онбордингу?

1. Стандартизація: Ви отримуєте перевірені, актуальні фреймворки, а не внутрішні розробки, які можуть бути застарілими.
2. Швидкість: Модульний формат дозволяє швидко запустити новачка в роботу (Speed to Ramp).
3. Експертиза: Доступ до інсайтів та кейсів із різних ніш.

Для швидкого закриття прогалин у знаннях та забезпечення системного навчання B2B продажам ми пропонуємо два ключові продукти, які інтегруються у вашу структуру відділу продажів SaaS:

1. Sales Excellence School: Це інтенсивний курс для SDR та AE (та тих, хто щойно почав свій шлях). Він дає практичні навички: як писати меседжі, як кваліфікувати ліди, як працювати з відмовами. Це фундамент для кожного, хто хоче побудувати відділ продажів з високим рівнем skills.
2. Sales Management Course: Глибока програма для Head of Sales та Sales Manager-ів. Фокус на стратегії, KPI, менеджменті продажів в IT, наймі та коучингу.
   Курси мають менторську підтримку на протязі всього навчання.

Висновок: Ваш 90-денний план запуску

Як побудувати відділ продажів у IT/SaaS:

1. Дні 1–30 (Foundation): Фіналізуйте ICP, створіть SLA між Sales, Marketing та Delivery. Найміть SDR (якщо потрібен трафік) або AE (якщо є вхідні ліди). Запустіть онбординг сейлзів через зовнішній курс.
2. Дні 31–60 (Ramp-Up): Налаштуйте CRM, впровадьте AI-інструменти для автоматизації рутини. Фокусуйтеся на Activity-KPI (кількість SQLs, якість Handoff).
3. Дні 61–90 (Scaling): Переходьте на Outcome-KPI (Win Rate, ACV). Почніть Capacity Planning для найму Head of Sales. Впроваджуйте регулярні Pipeline Review з фокусом на запобігання вигоранню сейлзів (якістю, а не тиском).

Ефективний відділ продажів — це результат, а не випадковість. Це чіткий процес, навчені люди та менеджмент, який фокусується на підтримці, а не лише на тиску.

Якщо ви готові перевести свій відділ продажів в ІТ на прогнозований дохід, а також отримати доступ до AI-асистента, воркшопів та нетворкінгу з сотнями сейлзів-практиків, які вже побудували відділ продажів у своїх IT/SaaS компаніях: 👉 Приєднуйся до спільноти сейлзів Sales Mates Library, щоб розвиватись та будувати свій топ-відділ!

No theory. Just results. Your tribe of sales killers. ⚡